Een medewerker kan zelfstandig een verzuimmelding invoeren. Bij deze melding wordt gevraagd om informatie die betrekking heeft op het verzuim zoals de startdatum, reden van het verzuim, adres waarop de medewerker bereikbaar is, werkzaamheden die de medewerker wel kan uitvoeren en vermoedelijke hersteldatum. De medewerker doorloopt een vragenboom waardoor inzicht wordt verkregen in de aard van het verzuim. De antwoorden op de vragen zijn inzichtelijk voor de bedrijfsarts en de medewerker zelf, de werkgever krijgt geen inzicht in de beantwoorde vragen. De verzuimmelding wordt opgeslagen en kan verzonden worden.
Nadat een verzuimmelding is aangemaakt kan deze door een gebruiker worden beoordeeld. Dit proces start afhankelijk van de keuze van de gebruiker een protocol in de applicatie. Op basis van het protocol dat gekozen wordt, worden acties in de applicatie aangemaakt. De beoordeling wordt opgeslagen en kan verzonden worden.
Bij een lopend verzuimdossier kan (deel)herstel worden ingevoerd. De startdatum van de nieuwe situatie, de reden van de wijziging en de omvang van het verzuim worden opgeslagen in de applicatie. De herstel gegevens worden opgeslagen en kunnen verzonden worden.
Per medewerker worden de volgende dossiers aangemaakt: Algemeen (voor alle gebruikers toegankelijk), Medisch (voor bedrijfsartsen toegankelijk) en eventueel andere dossiers op rollen in de applicatie (alleen toegankelijk voor gebruikers in die rol). Bij de medewerker dossiers kunnen gebruikers naast het invoeren van informatie ook documenten opnemen. De informatie en documenten kunnen worden verzonden. Van het dossier kan een overzicht worden afgedrukt.
Het medisch dossier is alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts in de applicatie. De bedrijfsarts kan niet in de applicatie aangemaakt worden zodat een gebruiker zich niet zelf de toegang tot het medisch dossier van een medewerker kan verschaffen. De medische gegevens worden versleuteld opgeslagen. Gebruik van het medisch dossier wordt gelogd.
De medewerker kan voor zichtzelf een rapport maken en afdrukken met de diagnose van het verzuim, tevens kan de medewerker het rapport inzien dat voor de werkgever wordt aangemaakt. De medewerker geeft aan of het rapport door de werkgever mag worden ingezien. De bedrijfsarts heeft een eigen rapport waarin een samenvatting van de beantwoorde vragen en de aard van het verzuim wordt weergegeven.
In het verzuim of traject dossier kunnen acties worden toegevoegd die niet in het protocol zijn opgenomen. Hiermee kan per dossier een individueel proces worden vormgegeven. De acties hebben dezelfde functionaliteit als de acties die wel in het protocol zijn opgenomen. Het protocol systeem is alleen beschikbaar wanneer de module verzuimbeheer is geactiveerd. De acties buiten het protocol zijn wel beschikbaar als de verzuimbeheer module niet is geactiveerd.