Een relatie is een organisatie (wanneer bij de invoer van de organisatie is opgegeven dat deze in het relatiesysteem moet worden opgenomen, worden de organisatie en de relatie aan elkaar gekoppeld zodat een wijziging in de organisatiegegevens wordt overgenomen in de relatie gegevens), waaraan in de applicatie contracten kunnen worden gekoppeld. Van een organisatie worden algemene gegevens zoals naam, kamer van koophandel inschrijving, branche, omvang, adres, contactgegevens, en betaalafspraken geregistreerd.
De relatie kan een klant (of prospect) of leverancier zijn. Aan klanten kunnen verkoopcontracten worden gekoppeld (indien de facturatie functionaliteit gebruikt wordt moet minimaal 1 contract voor de klant zijn aangemaakt). Aan leveranciers kunnen inkoopcontracten worden gekoppeld.
Een contactpersoon is een medewerker bij een relatie. Deze medewerker kan ook als medewerker opgenomen zijn in de applicatie. Van een contactpersoon worden algemene gegevens zoals naam, geboortedatum, geslacht, adres, contactgevens, dienstverband gegevens en eventueel privé gegevens worden geregistreerd. Contactpersonen kunnen gekoppeld worden aan contracten en acties.
Aanvragen zijn verkoopcontracten, per contract wordt een status (Aanvraag, offerte, optie, contract, uitgevoerd, lost), een productgroep gekoppeld (zelf aan te maken in de beheer omgeving), een start en einddatum en facturatie gegevens geregistreerd. Aan aanvragen worden aanvraagonderdelen gekoppeld om vast te leggen uit welke onderdelen een aanvraag bestaat, per onderdeel worden de volgende gegevens geregistreerd: Omschrijving, aantal, prijs, prijseenheid (zelf aan te maken in de beheer omgeving) en btw code (zelf aan te maken in de beheer omgeving). Onderdelen kunnen gekopieerd worden en als abonnement worden opgenomen waardoor een periodiek onderdeel aangemaakt wordt.
Bestellingen zijn inkoopcontracten, per contract wordt een status (Aanvraag, offerte, optie, contract, uitgevoerd, lost), een kostensoort gekoppeld (zelf aan te maken in de beheer omgeving), een start en einddatum en facturatie gegevens geregistreerd. Aan bestellingen worden bestellingonderdelen gekoppeld om vast te leggen uit welke onderdelen een bestelling bestaat, per onderdeel worden de volgende gegevens geregistreerd: Omschrijving, aantal, prijs, prijseenheid (zelf aan te maken in de beheer omgeving) en btw code (zelf aan te maken in de beheer omgeving). Onderdelen kunnen gekopieerd worden en als abonnement worden opgenomen waardoor een periodiek onderdeel aangemaakt wordt.
Van contracten kunnen per status overzichten worden gemaakt. Deze overzichten kunnen als Pdf of CSV bestand worden geëxporteerd.
Bij een relatie, contactpersoon of contract kunnen acties worden aangemaakt. De actie wordt gekoppeld aan een gebruiker die de actie uitvoert, de actie heeft een datum waarop deze uitgevoerd moet zijn. Acties worden in het actieoverzicht van de gebruiker opgenomen. Een contactmoment met een relatie is een actie die direct wordt uitgevoerd bij het aanmaken. Aan een contactmoment kunnen vervolg acties worden gekoppeld. Aan een actie kan een document gekoppeld worden.