Verzuimbeheer
Invoeren verzuimmelding
Een gebruiker kan voor medewerkers een verzuimmelding invoeren. Bij deze melding wordt gevraagd om informatie die betrekking heeft op het verzuim zoals de startdatum, reden van het verzuim, adres waarop de medewerker bereikbaar is, werkzaamheden die de medewerker wel kan uitvoeren en vermoedelijke hersteldatum. De verzuimmelding wordt opgeslagen en kan verzonden worden.
Beoordelen verzuimmelding
Nadat een verzuimmelding is aangemaakt kan deze door een gebruiker worden beoordeeld. Dit proces start afhankelijk van de keuze van de gebruiker voor een protocol in de applicatie. Op basis van het protocol dat gekozen wordt, worden acties in de applicatie aangemaakt. De beoordeling wordt opgeslagen en kan verzonden worden.
Invoeren van herstel
Bij een lopend verzuimdossier kan (deel)herstel worden ingevoerd. De startdatum van de nieuwe situatie, de reden van de wijziging en de omvang van het verzuim worden opgeslagen in de applicatie. De herstel gegevens worden opgeslagen en kunnen verzonden worden.
Invoeren zwangerschap
Voor een medewerker kan een zwangerschapsmelding worden ingevoerd. De uitgerekende datum wordt opgeslagen bij de gegevens van de medewerker en op basis van de uitgerekende datum wordt bepaald wanneer de medewerker met zwangerschapsverlof gaat. De melding wordt doorgegeven aan het UWV, zichtbaar in het dossier van de medewerker en bij een nieuwe verzuimmelding wordt duidelijk gemaakt dat medewerker zwanger is, zodat hiermee rekening kan worden gehouden bij het beoordelen van het verzuim.
Protocollen
De applicatie gebruikt protocollen voor het verzuimproces zodat bij een melding acties kunnen worden aangemaakt. Bij iedere organisatie moet verplicht een ziekteverzuim en ander verzuim protocol aangemaakt worden. Er kunnen daarnaast andere protocollen worden gemaakt. De protocollen bevatten acties, waarbij per actie kan worden aangegeven voor welk type protocol deze acties gebruikt kan worden. De acties die door het UWV verplicht in een verzuimdossier moeten worden opgenomen zijn standaard in het systeem opgenomen en worden door Arflex IT onderhouden. Documenten van het UWV zijn aan de acties van het UWV gekoppeld en worden eveneens door Arflex IT onderhouden.
Facturatie
Aan de verzuimbeheer module is facturatie functionaliteit te koppelen indien ook de CRM module wordt afgenomen. Deze functionaliteit is ontwikkeld voor professionals en organisaties die zich bezighouden met het verzuimproces van hun klanten. Per relatie kan worden aangegeven op welke wijze de uitgevoerde activiteiten worden gefactureerd, de mogelijkheden zijn facturatie op aantallen medewerkers, gebruikers of relaties, uitvoering van activiteiten per stuk of in tijd of aanmaken van documenten. Periodiek wordt per relatie een factuur aangemaakt. Indien ook de administratie module gebruikt wordt kan ook het debiteuren beheer in de applicatie worden uitgevoerd.
Medewerker Dossier
Per medewerker worden de volgende dossiers aangemaakt: Algemeen (voor alle gebruikers toegankelijk), Medisch (voor bedrijfsartsen toegankelijk) en eventueel andere dossiers op rollen in de applicatie (alleen toegankelijk voor gebruikers in die rol). Bij de medewerker dossiers kunnen gebruikers naast het invoeren van informatie ook documenten opnemen. De informatie en documenten kunnen worden verzonden. Van het dossier kan een overzicht worden afgedrukt.
Medisch dossier
Het medisch dossier is alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts in de applicatie. De bedrijfsarts kan niet in de applicatie aangemaakt worden zodat een gebruiker zich niet zelf de toegang tot het medisch dossier van een medewerker kan verschaffen. De medische gegevens worden versleuteld opgeslagen. Gebruik van het medisch dossier wordt gelogd.
Rapportage
In het verzuimbeheer systeem zijn de volgende rapporten opgenomen: Verzuimstatistiek (met ziekteverzuimpercentage, meldingsfrequentie, gemiddelde verzuimduur, langverzuim, kortverzuim en middellang verzuim), Actueel verzuim overzicht, Periodiek overzicht van verzuimdossiers, frequent verzuimers, verzuimreden rapportage (voor bedrijfsartsen), overzicht van verhaalbaar verzuim, medewerkers, medewerker aantallen, medewerker export(voor import in ander systeem), uitloopschade relaties, agent incasso en export reintegratiebureau. Deze rapporten kunnen op periode gefilterd worden, per organisatie of onderdeel, voor alle medewerkers of alleen de medewerkers die nog in dienst zijn bij de organisatie. De rapporten kunnen worden gemaakt in de formaten CSV, Pdf, Word, Excel, Tiff (afbeelding) en XML. Ook zijn de rapporten te draaien op de rapportage pagina.
Trajecten
Buiten verzuimprotocollen kunnen ook andere protocollen worden gemaakt voor trajecten als spoor 1, spoor 2, opleidingen, conflict situaties, etc. Deze protocollen kennen dezelfde functionaliteit als de verzuimprotocollen, maar worden apart van de verzuimdossiers in de applicatie getoond. Een aantal protocollen kunnen aan standaard functies in de applicatie worden gekoppeld, zoals ziek uit dienst melding, einde contract flexibel arbeidscontract, spoor 1 en spoor 2.
Agenda
Afspraken voor professionals als bedrijfsartsen kunnen worden beheert in de applicatie. Iedere gebruiker kan afspraken maken in de agenda van een professional wanneer deze de beschikbaarheid heeft ingevuld. De gebruiker krijgt geen inzicht in de agenda (tenzij ervoor gekozen is dat de gebruiker dit inzicht mag krijgen), maar krijgt drie mogelijke tijden voor het maken van een afspraak te zien waaruit een keuze gemaakt kan worden. Per gebruiker kan worden aangegeven of voor deze gebruiker een agenda moet worden bijgehouden in de applicatie.
Acties
In het verzuim of traject dossier kunnen acties worden toegevoegd die niet in het protocol zijn opgenomen. Hiermee kan per dossier een individueel proces worden vormgegeven. De acties hebben dezelfde functionaliteit als de acties die wel in het protocol zijn opgenomen.